Электронные трудовые книжки: инструкция по переходу

С 2020 года в России ввели электронные трудовые книжки (ЭТК). Теперь сведения о приеме на работу, повышении, отстранении от должности и увольнении работников будут храниться в ПФР в электронном виде. Подавать их туда должны работодатели, для которых утверждены новые формы отчетности. Бумажные трудовые книжки нужны, чтобы подтвердить стаж до 2020 года. Объясним, как перейти на электронные трудовые книжки, заполнять и сдавать отчетность в ПФР. Расскажем, в какие сроки это нужно сделать, чтобы не нарваться на штрафы.

В чем преимущество электронной трудовой книжки перед бумажной

Электронная трудовая книжка — это форма предоставления данных в ПФР. Она не имеет физического носителя, но по содержанию мало чем отличается от бумажной трудовой. ЭТК содержит информацию о:

• должности и квалификации сотрудника;
• дате трудоустройства;
• месте работы;
• дате и причине увольнения, перевода на другую работу.

Выдать сведения из ЭТК может ПФР или работодатель — в виде бумажной выписки с мокрой печатью или электронного документа, заверенного цифровой подписью.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки для работодателя:

• можно нанимать работников дистанционно;
• нет ответственности за хранение трудовой — не придется переживать, что они пропадут, сгорят, намокнут или на страницах выгорят чернила;
• меньше отчетности в бумажной форме;
• снижаются расходы на покупку, хранение и ведение трудовых;
• проще вносить и исправлять данные о деятельности работников.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки для работников:

• можно получить выписку из ЭТК не только у работодателя и в МФЦ, но и в любой момент — в личном кабинете на портале «Госуслуги» или сайте ПФР;
• есть возможность оформить пенсию и трудоустроиться удаленно;
• можно контролировать, насколько правильно и вовремя работодатель вносит данные в трудовую;
• при увольнении не придется долго ждать выдачи документов;
• можно сэкономить время при оформлении кредита или визы — туда тоже нужны данные из ЭТК, которые всегда буквально под рукой;
• данные о трудовом стаже можно будет подтвердить, даже если работодатель исчезнет вместе с бумажной трудовой или потеряет ее.

Электронная трудовая книжка значительно упрощает документооборот работодателя. Для работника она — удобный и простой способ получать сведения о своей трудовой деятельности.

Как по новым правилам вести трудовую книжку

Расскажем, что делать работодателю, когда работник выбирает ЭТК, сохраняет бумажную трудовую или устраивается на работу впервые.

Если работник выбирает электронный документ

Если сотрудник выбирает трудовую книжку в электронном виде, работодатель должен сделать соответствующую запись в бумажном документе и выдать его на руки. Рекомендации по формулировке этой записи дал Минтруд в своем письме от 12 февраля 2020 г. N 14-2/В-150.

С этого момента работодатель не несет ответственность за сохранность бумажной трудовой.

При этом традиционная трудовая книжка не теряет юридической силы. Она нужна, чтобы подтверждать трудовой стаж до 1 января 2020 года.

Если сотрудник выбирает бумажную трудовую

Если сотрудник делает выбор в пользу бумажной трудовой, работодатель должен вести два документа — в бумажной и в электронной форме.

В компании могут быть работники, которые вообще не напишут никакого заявления. Тогда считается, что они по умолчанию ничего не хотят менять, а значит, выбирают традиционную трудовую книжку.

Если сотрудник устраивается на работу

Если человек трудоустраивается в 2020 году и ранее не писал отказ от бумажной трудовой, работодателю придется ее завести.

Это нужно сделать и в том случае, если при трудоустройстве работник хочет сразу перейти на электронную трудовую книжку. Бумажный документ нужно оформить и последовательно внести туда:

• запись о приеме на работу;
• запись об отказе от бумажной трудовой книжки.

Если работник трудоустраивается, но на прошлом месте работы уже выбрал бумажную трудовую, работодателю придется вести ее и дальше.

В 2021 году электронные трудовые книжки начнут вводить для всех, кто трудоустраивается впервые.

Как выглядит электронная трудовая книжка и как ее заполнять

Для работодателя электронные трудовые книжки выглядят как отчетность по форме СЗВ-ТД. Именно ее он подает в ПФР:

Общие правила заполнения СЗВ-ТД:

• все записи делают на основании приказов, распоряжений и других документов, регулирующих трудовые отношения между работодателем и сотрудником;
• записи можно вносить на компьютере или вручную — чернилами или шариковой ручкой (только не красного и зеленого цвета), без помарок и печатными буквами;
• ИП заверяет документ личной подписью, юрлицо — печатью организации и подписью руководителя.

Сведения о страхователе (работодателе) в электронной трудовой книжке:

• регистрационный номер в ПФР — 12-значный номер, который работодателю присваивают при постановке на учет в ведомстве; 
• работодатель — ФИО индивидуального предпринимателя по паспорту или наименование организации в соответствии с учредительными документами;
• ИНН, КПП — реквизиты, присвоенные работодателю в ИФНС.

Сведения о зарегистрированном лице (работнике) заполняют:

• печатными буквами;
• в именительном падеже;
• в соответствии с паспортом и СНИЛС.

Отметку о выборе электронной или бумажной трудовой ставят с указанием даты, когда работник написал соответствующее заявление.

Отчетный период — месяц, когда у работодателя были кадровые изменения в отношении конкретного сотрудника. Это трудоустройство, увольнение, перевод на другую постоянную работу. Выбор трудовой книжки тоже считается значимым кадровым событием.

Отчетный период указывают в формате ММ — для месяца и ГГГГ — для года.

Сведения о трудовой деятельности — это таблица, которую заполняют с учетом следующих правил:

• нумерация кадровых событий — последовательная, без пропуска числовых значений;
• дата кадрового события — в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
• трудовая функция — профессия с указанием квалификации, специальность, должность в соответствии со штатным расписанием;
• структурное подразделение — указывают только в том случае, если пункт о работе в нем включен в трудовой договор;
• код выполняемой функции — семизначный цифро-буквенный код, который вписывают при наличии и только с 1 января 2021 года;
• причины увольнения — без каких-либо сокращений указывают пункт, часть статьи и саму статью ТК РФ, на основании которой сотрудник был уволен;
• основания кадрового события — это приказ, распоряжение работодателя или иной документ, подтверждающий кадровое событие; дату его принятия указывают в формате ДД.ММ.ГГГГ., а номер — без знака «№»;
• признак отмены записи сведений — здесь ставят «Х», если сделанную запись нужно отменить, ниже по всем правилам делают верную запись.

В столбце № 3 электронной трудовой книжки могут быть указаны только такие кадровые события, как:

• прием — прием на работу;
• перевод — перевод на другую постоянную работу;
• переименование — изменение наименования страхователя (работодателя);
• установление (присвоение) — установление или присвоение еще одной специальности или профессии с указанием квалификации, разряда, категории или класса;
• увольнение — увольнение с места работы;
• запрет занимать должность (вид деятельности) — лишение права занимать определенную должность в соответствии с приговором суда.

Когда отчет СЗВ-ТД по работнику сдают впервые, туда сначала вносят последнее кадровое мероприятие до 1 января 2020 года, а потом — изменения за отчетный период.

Форму СЗВ-ТД может подписать руководитель или его доверенное лицо, например, кадровик. Если документ подают в ПФР в электронном виде, его подписывают электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Пример заполненной формы отчетности СЗВ-ТД:

Как перейти на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

1. Подготовить внутренние документы

Работодатель должен внести изменения во все внутренние документы, где указан порядок действий с обычной трудовой книжкой.

Теперь наравне с ней можно использовать сведения из ЭТК. Также в документах нужно закрепить за сотрудником право выбора трудовой — бумажной или электронной.

Пример изменения Правил внутреннего распорядка в связи с введением электронных трудовых книжек:

2. Установить программное обеспечение

Чтобы отправить сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР, работодателю нужно установить бесплатное программное обеспечение с сайта ведомства.

Если вы используете специальные бухгалтерские программы, устанавливать ничего не нужно. Новые формы отчетности в них уже появились. 

3. Рассказать сотрудникам о переходе на ЭТК

До 31 октября 2020 года работодатель должен сообщить сотрудникам о переходе на электронные трудовые книжки (Постановление Правительства РФ от 19 июня 2020 г. № 887). Сотрудников нужно уведомить и о том, что за ними сохраняется право оставить бумажную трудовую.

Уведомление направляют каждому работнику в письменной форме. Это можно сделать на работе, а при отсутствии сотрудника — заказным письмом по почте.

Образец уведомления сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки:

4. Получить заявления от сотрудников

До 31 декабря 2020 года сотрудники должны выбрать между бумажной и электронной трудовой книжкой. Свое решение им нужно оформить заявлением на имя работодателя.

Образец заявления на переход к электронной трудовой книжке:

Образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки:

Если на 31 декабря 2020 года сотрудник отстранен от работы, находится на больничном или в отпуске, подать заявление он может позже, когда приступит к трудовой деятельности.

Как работодателю сдавать отчетность в ПФР

Сведения о приеме на работу и увольнении нужно подать в ПФР на следующий рабочий день после издания соответствующего приказа. Информацию о других кадровых изменениях — не позднее 15 числа следующего месяца. 

Отчет нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и отправить в электронном виде. Если на фирме трудится не больше 25 человек, то в ПФР можно отчитаться на бумаге.

Пример 1. Сотрудник Иванов С. И. 15 ноября 2020 года написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Работодатель должен не позднее 15 декабря 2020 года подать в ПФР сведения об этом кадровом событии.

Пример 2. Сотрудницу Львову М. И. уволили 27 октября 2020 года. Отчет о кадровом событии работодателю нужно направить в ПФР не позднее 28 октября 2020 года.

Если кадровых изменений и заявлений о переходе на электронную трудовую книжку не было, то отчет подавать не нужно.

Если не отчитаться перед ПФР вовремя или сделать это с ошибками, Роструд может наложить штраф. Для ИП и должностных лиц он составит от 1 до 5 тысяч рублей, для юрлиц — от 30 до 50 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). При повторном нарушении максимальные суммы увеличатся до 20 и 70 тысяч рублей, соответственно.

Плановая проверка Роспотребнадзора может стать серьезным испытанием для любого предпринимателя, но к ней хотя бы можно спокойно подготовиться. А внеплановая, как снег на голову. Чтобы быть готовыми и к внеплановым проверкам, владельцам бизнеса важно знать основания для их проведения в 2020 году, а также права уполномоченных органов.

О чем вы узнаете:

• В каких случаях проводится внеплановая проверка Роспотребнадзором
• Внеплановые проверки Роспотребнадзора в период коронавируса
• Порядок проведения внеплановой проверки Роспотребнадзором
• Особенности внеплановой выездной проверки
• Внеплановая проверка Роспотребнадзором по жалобе
• Отличия внеплановых проверок Роспотребнадзором ИП и ООО
• Внеплановая новогодняя проверка Роспотребнадзором
• Как часто Роспотребнадзор может проводить внеплановые проверки

Внеплановая проверка Роспотребнадзора – в каких случаях проводится

Роспотребнадзор (РПН) – лидер по числу подшефных компаний и проверить он может едва ли не любое предприятие. Но, конечно же, чаще всего РПН проверяет сферу услуг, торговли и образования.

Скачать форму заявления на отмену ошибочно назначенной проверки

Скачать журнал учета проверок организации

Скачать полномочия Роспотребнадзора при проведении проверки

Основания для внеплановой проверки Роспотребнадзора:

• нарушение прав потребителей;  
• жалобы от граждан;
• нанесение вреда здоровью людей;
• не выполнение предыдущих предписания Роспотребнадзора в установленный срок;
• на основании поручения Президента Российской Федерации;
• проверки некоммерческих и религиозных организаций, согласно подпунктам 2, 3 и 5 ФЗ «О некоммерческих организациях»;
• проверка государственных бюджетных, автономных организаций в рамках контроля и надзора в финансово-бюджетной сфере;
• проверка по заявлению юридического лица или ИП о предоставлении им специального правового статуса (разрешения, лицензии).

Инспекторы проверяют соблюдение условий труда, в каком состоянии находятся помещения компании, процесс стройки и т.д.

Соблюдать все требования Роспотребнадзора поможет сервис для автоматизации от Бизнес.Ру. Во встроенном личном календаре можно запланировать даты важных проверок, давать поручения сотрудникам и отслеживать их исполнение с возможностью комментирования каждой задачи. Оценить функционал программы для автоматизации бизнеса Бизнес.Ру бесплатно >>

Внеплановые проверки Роспотребнадзора в период коронавируса

Коронавирус также внес свои коррективы в ход внеплановых проверок Роспотребнадзора. Постепенно многие компании вышли на работу в офисы, но стоить помнить, что коронавирус заставил чиновников расширить перечень оснований для внезапных проверок.

Например, проводить их могут в том числе по требованию прокурора, по обращению муниципальных органов или конкретных граждан. Не застрахованы от них ни юрлица, ни ИП, ни привлекающие наёмный персонал.

Коронавирус требует соблюдения определенных предосторожностей, поэтому все мероприятия будут проходить дистанционно. Помимо этого, контролирующий орган предъявляет определенные требования к компаниям: 

• не создавать массовые очереди;
• минимизировать очное присутствие персонала в офисе;
• ограничить количество командировок;
• использовать индивидуальные средства защиты, дезинфицировать помещения;
• выборочно тестировать сотрудников на наличие вируса;
• по возможности переводить сотрудников на дистанционную работу; 
• если ваша деятельность подразумевает курьерскую доставку, то осуществляться она должна бесконтактным способом и с использованием дезинфицирующих средств;
• в работе рекомендуется внедрить электронное взаимодействие, использование телефонной связи и видеоконференцсвязи для передачи информации;
• прекратить любые массовые мероприятия в организации;
• обеспечить прохождение сотрудниками предварительных медицинских осмотров в установленном порядке;
• с целью минимизации контактов для лиц, у которых отсутствует личный транспорт, рекомендуется доставка на работу (и с работы);
• обеспечить разные входы/выходы для сотрудников разных подразделений;
• измерять температуру, обрабатывать руки антисептиком сотрудникам на входе в офис;
• ограничить контакты сотрудников между отделами; 
• уделить повышенное внимание к функционированию систем вентиляции и пылеподавления;
• проветривать помещения каждый 2 часа по 10-15 минут;
• при централизованном питании работников, посещать столовую каждый отдел должен в свое, строго отведенное время.

Но и это еще не все обязанности работодателя. Руководитель должен проинформировать сотрудников о клинических признаках коронавирусной инфекции, о правилах использования перчаток и масок, рассказать, как производить профилактику, какие меры необходимо принимать, если обнаружены симптомы болезни (вызвать врача, сдать анализ и т.д.), донести информацию о том, что пока следует отложить отпуск за границей.

Порядок проведения внеплановой проверки Роспотребнадзором в 2020 году

Для проверки инспектору нужно только постановление (294-ФЗ) без чека-листа.

Правила проведения внеплановой проверки Роспотребнадзором:

• продолжительность не более 20 рабочих дней;
• инспекторы обязаны учитывать график работы проверяемой компании;
• проверку документации магазина РПН проводит на своей территории;
• инспекторы не вправе требовать от проверяемого лица документы, не относящиеся к предмету проверки.

В предъявляемом постановлении указывается перечень документов, необходимых для проверки. Компания обязана привезти их инспектору. Документы заверяются обычным путем, без нотариуса. Также можно их отправить и электронной почтой, если есть договоренность с проверяющим.

Просматривать документацию инспекторы будут на своей территории.

Подготовка сотрудников к проверке

Пройти проверку без потерь – можно. Для этого подготовиться должны не только вы, но и ваши сотрудники.

Они должны ориентироваться в основной юридической документации магазина (на изготавливаемую и продаваемую продукцию), соблюдать чистоту в помещении, иметь действующие санитарные книжки.

Важно! Хотя бы один представитель компании обязан присутствовать при проверке.

Лучше всего присутствовать собственнику компании. У него есть право вызвать личного адвоката или юриста. Заменить собственника также могут руководитель компании или его заместитель.

Какие документы должны быть у сотрудников Роспотребнадзора

При проверке инспекторы должны предъявить служебные удостоверения и постановление о проведении проверки. Они должны включать в себя:

• ФИО и должность инспектора;
• цели и задачи проверки;
• основания для проведения проверки;
• срок проверки;
• адрес и лица, в отношении которых она будет проводиться;
• условия проверки;
• состав экспертов и экспертных организаций, привлекаемых к проверке.

Если все документы проверяющих в порядке, и они не разнятся с данными в постановлении, не препятствуйте проверке – содействуйте.

Какие документы проверяет Роспотребнадзор

Сотрудники РПН проверяют следующие документы у владельца магазина:

• ценники на продукцию (они должны быть правильно оформлены и заполнены);
• сведения о поставщиках и производителях;
• договор аренда или свидетельство о праве собственности;
• учредительные документы;
• санитарные книжки сотрудников и т.д.

Привести в порядок всю документацию поможет товароучетная программа Бизнес.Ру. Благодаря ей можно автоматизировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, а также контролировать денежные потоки в компании. Попробовать возможности программы для автоматизации магазина от Бизнес.Ру можно прямо сейчас >>

Помните, что сотрудники РПН могут превышать полномочия. К примеру, инициировать полную «ревизию» всех документов компании и т.д.

Чтобы не быть голословными, фиксируйте все нарушения на диктофон и снимайте на видеокамеру. Это необходимо для того, чтобы обжаловать действия инспекторов и законность подобной проверки. Во многих случаях, если дело дойдет до суда, он встает на сторону предпринимателя. Судья к примеру, может отменить штраф или уменьшить срок приостановки работы.

Что обычно проверяют сотрудники Роспотребнадзора

Роспотребнадзор имеет широкий спектр полномочий:

• санитарно-эпидемиологический надзор;
• проведение социально-гигиенического мониторинга;
• контроль над соблюдением закона о защите прав потребителей:
• аттестацию работников, занятых в производстве, транспортировке, хранении, реализации пищевых продуктов и т.д.;

Что проверяет Роспотребнадзор при плановой проверке >> 

При внеплановой проверке Роспотребнадзор проверяет:

• школы, детские сады, интернаты;
• общепиты (столовые, рестораны, кафе, киоски с едой, напитками, мороженым, бочки с квасом);
• медицинские учреждения (больницы, поликлиники, санатории);
• заводы по производству продукции (молочные, мясные).

Инспекторы не имеют права:

1. проводить проверку в отсутствие представителей проверяемой компании (исключение, если есть угроза здоровью граждан);
2. проводить проверку без предупреждения собственника (если речь идет о плановой проверке);
3. нарушать сроки проверки, забирать оригиналы документов, разглашать результаты проверки третьим лицам.

Сроки проверки

Возможные итоги проверки

Каждая проверка заканчивается составлением актов в двух экземплярах. В них обязательно ставится отметка, о том, что вы либо согласны с ее итогами, либо нет.

Итоги проверки могут быть следующими:

• предупреждение;
• административная ответственность;
• штраф;
• приостановка деятельность до устранения нарушений.

Привлечение к административной ответственности можно обжаловать в течение 10 дней. А суммы штрафов выглядят так:

Внеплановая выездная проверка Роспотребнадзора

Провести выездную проверку инспектор может, если при сверке документов (учредительные документы, договор аренды, свидетельство о праве собственности, санитарные книжки сотрудников) выявлены нарушения и возникли сомнения в достоверности данных.

Во время выездной проверки присутствует либо руководитель предприятия, либо его уполномоченный. Он, в свою очередь, должен иметь доверенность на представление интересов своего работодателя.

Проверяемый должен получить постановление о выездной проверке, где указывается предмет проверки и данные инспектирующих. Лица, не перечисленные в распоряжении, не вправе присутствовать во время процедуры.

Если же вы считаете претензии РПН необоснованными, вы можете обжаловать их.  Суд может наполовину снизить штраф. Но только в том случае, если владелец магазина докажет малозначительность правонарушения.

Внеплановая проверка Роспотребнадзора без предупреждения – законно ли это?

На основании поправок, внесенных в ФЗ-29 «О качестве и безопасности пищевых продуктов», Федеральная служба вправе без предварительного уведомления проводить внеплановые проверки организаций и предпринимателей, чья деятельность связана с производством, реализацией, доставкой, хранением пищевых продуктов.

Должен ли Роспотребнадзор предупреждать о внеплановой проверке?

Должен, за трое суток. Но есть случаи, когда проверка может прийти совершенно неожиданно, но законно: если в действиях проверяемой компании содержится угроза жизни людей, здоровью граждан, окружающей среде, объектам культурного наследия.

Все виды проверок >>

Внеплановая проверка Роспотребнадзора по жалобе

Как правило такого рода проверки проводятся в отношении точек общественного питания, парикмахерских, салонов красоты и т.д. Для этого гражданину нужно обратиться в РПН лично, отправить заявление по электронной почте или позвонить по горячей линии. Анонимные обращения не принимаются.

После обработки обращения РПН вызывает гражданина для дачи показаний. Свою правоту вы можете доказать фото или видео, чеком или испорченной продукцией, товаром.  

Роспотребнадзор – внеплановая проверка ИП

Проверки ИП и ЮЛ отличаются разве что количество часов. Для малых предприятий она должна занимать не больше 50 часов в год и 15 часов – для микропредприятий.

Микропредприятием считается в том числе и ИП с количеством работающих до 15 человек. При этом инспектор обязательно учитывает эти часы, совмещая их с режимом работы компании.

Внеплановая проверка Роспотребнадзора новогодняя

К сожалению, несчастные случаи в новогодние дни сегодня не редкость. Не секрет, что большая часть привозимых бенгальских огней – бракована, и как она поведет себя в руках покупателя никто не знает.

Именно поэтому органы местного самоуправления проводят праздничные проверки. В сферу их интересов входят: елочные базары, магазины бенгальских огней и т.д. О новогодней проверке оповещают за 24 часа. Уведомить могут через электронную почту или по телефону.

Как часто Роспотребнадзор может проводить внеплановые проверки

Каждое обращение гражданина в РПН – повод для очередной проверки. Предпринимателям важно помнить, что повторное правонарушение наказывается строго. К примеру, ваше предприятие могут закрыть на 90 суток. При этом вы не освобождаетесь от уплаты административного штрафа и обязанности выполнить предписание.